Praktischer Leitfaden · Update 2026
Die E-Rechnung
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen können; das Ausstellen wird bis 2028 stufenweise Pflicht. Was das strukturierte Format bedeutet und welche Fristen gelten.
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Kurz rechnen
Brutto 1.190,00 €Worum es geht
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nicht einfach eine PDF-Datei, sondern eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Sie lässt sich maschinell auslesen und verarbeiten. Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, das § 14 UStG entsprechend geändert hat.
In Deutschland verbreitet sind zwei Ausprägungen: XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein hybrides Format, das die XML-Daten in eine PDF/A-3 einbettet). Eine reine PDF- oder Papierrechnung gilt künftig als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung.
Der Zeitplan
Fristen und Stufen
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 1.1.2025 | Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Papier/PDF sind übergangsweise noch zulässig. |
| 1.1.2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1.1.2028 | Die Pflicht zum Ausstellen gilt für alle übrigen inländischen B2B-Umsätze. |
Wer betroffen ist
Geltungsbereich
Betroffen sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Rechnungen an private Endkunden (B2C) und bestimmte Kleinbeträge sind ausgenommen. Für den Empfang genügt technisch bereits ein E-Mail-Postfach; für die Verarbeitung empfiehlt sich Software, die EN-16931-Formate lesen und erzeugen kann.
Handlungsplan
Was jetzt zu tun ist
- Stellen Sie sicher, dass Sie ab sofort E-Rechnungen empfangen und lesen können.
- Prüfen Sie, ob Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € liegt – dann gilt die Ausstellungspflicht früher (2027).
- Klären Sie mit Ihrer Buchhaltungssoftware die Formate XRechnung und ZUGFeRD.
- Passen Sie Rechnungsvorlagen an die Pflichtangaben nach EN 16931 an.
Häufige Fragen
Fragen zur E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine reine PDF gilt als sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung braucht ein strukturiertes Format nach EN 16931 wie XRechnung oder das hybride ZUGFeRD.
Muss ich schon 2026 E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen ja, ausstellen noch nicht zwingend. Die Ausstellungspflicht beginnt 2027 für Umsätze über 800.000 € Vorjahresumsatz und 2028 für alle übrigen B2B-Umsätze.
Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft den inländischen B2B-Bereich. Rechnungen an private Endkunden sind ausgenommen.
Wo finde ich verbindliche Informationen?
Maßgeblich sind das Bundesministerium der Finanzen (bundesfinanzministerium.de) und die jeweils aktuellen BMF-Schreiben. Dieser Überblick ersetzt keine Steuerberatung.